Hatékonyságnövelés válság idején
A képlet alapvetően egyszerű: amikor a gazdasági környezet bizonytalan, a vállalkozások zöme igyekszik visszafogni a kiadásait, és meglévő eszközeivel, munkavállalóival, infrastruktúrájával próbál boldogulni. Ám ezt is lehet jól és még jobban is csinálni, utóbbira remek példák a multinacionális cégek. Ezek a nagyvállalatok ugyanis épp attól lettek óriásiak, hogy az elmúlt évtizedekben folyamatosan az emberi-, a kihozatali- és a folyamat-hatékonyságot optimalizálták. Pontosan tudják, hogyan lehet az egységnyi erőforrásból a maximumot kihozni, egységnyi költségből a legtöbb profitot realizálni. A komoly versenyelőnyt is generáló tudatosságuk a válság idején is jól tud működni, így jó eséllyel maradnak talpon a nehezebb időszakokban is.
A multik megállás nélkül azt kutatták és kutatják, hogyan, milyen módszerekkel lehet az eddiginél is többet kihozni ugyanannyi kiadásból. Ez most, amikor annyi minden ”billeg” és bizonytalan, nagy előnyükké válhat, ami tovább növelheti az így sem kicsi versenyelőnyüket.
Lehet mondani, hogy a multicégeknek könnyű (bár ők is indultak valahonnan). Az okos vállalkozásvezetők azonban fanyalgás helyett azt nézik, miként tudnák a multi környezet egyes folyamatait, gyakorlatait – nyilván megfelelő átalakítással – a saját vállalkozásukra átültetni.
A cégek közti méretbeli különbség hátterében sok esetben a hatékonyság áll, így – kiváltképp válság idején – a legfontosabb feladat ennek növelése. A cégvezetőnek mindent egy célnak kell alávetnie: minden egyes elköltött forintból a maximumot kell kihoznia. Szerencsére erre ma már az évtizedek alatt kifejlesztett és letesztelt, hatékony eszközrendszer létezik, melyet multicégeknél zömmel a kontrolling osztályok kezelnek, ám a kis- és középvállalkozások számára is számos, kevésbé költségesen fenntartható megoldás létezik.
Lássunk néhány példát azon sarokpontokra, melyek rendbetétele esetén jelentős hatékonyságnövelés érhető el:
A digitális megoldások, mint pl. online számlázó programok, ügyviteli- vagy vállalatirányítási rendszerek pontos és azonnal hozzáférhető adatokat biztosítanak a cégvezető számára. Túlzás nélkül állítható, hogy ma az adat az új olaj, ezek nélkül a jövőben egy kkv majdnem biztosan halálra lesz ítélve, de minimum durva küszködés vár rá. Sajnos sok vállalkozásnál tapasztalunk megbízható, pontos, időben előállított adatok nélküli vakrepülést.
A kontrollerek tippje: Igyekezzünk olyan eszközöket, szoftvereket integrálni a vállalkozásba, melyek használatával időt és felesleges adminisztrációt spórolhatunk, ráadásul egy csomó, gyorsan lekérdezhető adatot is biztosítanak. Érdemes ezek beszerzése előtt is kontrollerrel egyeztetni, aki a vállalkozás profilját, szokásait ismerve olyan megoldásokat tud javasolni, melyek az adatelőállításban és a cégvezetésben is a legnagyobb segítséget nyújtják.
Főként a gyártással foglalkozó cégek esetében gyakori probléma, hogy az anyagok bekerülési költségére nincsenek kontrollok. Ez különösen nagy gond a jelen helyzetben, amikor beszerzési árak napról napra tetemes növekedést is képesek produkálni, így a korábban kiadott és elfogadott ajánlat nagyon hamar csak súlyos deficittel lesz teljesíthető.
A gyártócégek esetében egy gépvásárlást is komoly tervezés kell megelőzze, és itt korántsem csak a pénzügyi számításokat kell érteni, hanem az adott gép paramétereit és a hozzá kapcsolódó gyártási folyamatok szervezését is. Egy olyan eszköz beszerzése, mely nagyobb méretű és kapacitású (és ebből adódóan drágább), mint amelyet a tevékenység indokol, hosszútávon óriási többletköltségeket tud okozni, anélkül, hogy a hasznát élvezni tudnánk.
Szolgáltató kkv-k esetében olykor megfigyelhető, hogy nincsenek szigorú elszámoltatási folyamataik az általuk igénybe vett külsős szolgáltatókra vonatkozóan. Megfelelő kontroll hiányában könnyen előfordulhat, hogy a szolgáltató cég több órát fizet ki az alvállalkozóinak, mint amennyit azok ténylegesen teljesítettek.
A dokumentumkezelés a legtöbb helyen időigényes tevékenység, de érdemes megvizsgálni az egyes adatbeviteli területek automatizálásának lehetőségét. Ki gondolná például, hogy egy egyszerű megoldással 100 db, pdf formátumban érkező fuvarlevél teljes tartalma kb. 5 perc alatt feltölthető egy Excel táblázatba?
Legyen szó akár a munkaerő-állomány optimális kihasználásáról, a beszerzések, kifizetések folyamatainak kontrollálásáról és újratervezéséről, vagy akár arról, melyek a leghatékonyabb eszközök az adminisztratív feladatok automatizálására, a Control1 multinacionális környezetben sokat tapasztalt kontrollerei számos hasznos tanáccsal és konkrét gyakorlati segítséggel képesek támogatni a hozzájuk forduló vállalkozásvezetőket.