Törd át a profitkorlátot ERP és kontroller segítségével!
Megkereséseink egy jelentős hányadát az ERP rendszerekkel kapcsolatban segítséget kérő cégvezetők adják, akik vagy még bevezetés állnak (és ez a jobbik eset), vagy már működik, de nem tudják hasznosítani. De első körben tisztázzuk, mi is az ERP, miért jó és főként miként lehet hatékonyan működtetni.
Azon túl, hogy a kontroller legjobb barátja, az ERP rövidítés az angol Enterprise Resource Planning kifejezésből ered, szó szerint vállalati erőforrás tervezést jelent. A teljes rendszer különféle, egyenként is megvásárolható modulokból áll össze, minden modul a vállalat egyes területét fedi le. A különálló modulok feladata, hogy összegyűjtsék a saját területükön elérhető adatokat, így lekérhetjük pl. a cégben futó projektek részleteit, ledolgozott munkaórák számát, a termelési volument, a logisztikai folyamatokat, de teljes betekintés kaphatunk a könyvelésbe is. Az ERP nagy előnye, hogy minden adat egy rendszerben van, így nincs szükség hosszas kutatómunkára, ha szeretnénk megtudni pl. egy termék beszerzésének dátumát vagy árát. Épp ezért szeretnek a kontrollerek ERP-vel dolgozni, mert alkalmazásuk esetén az esetek döntő többségében nem kérdés az adatok minősége, megléte és azonnali hozzáférhetősége sem.
Egy jól működő ERP nem luxus
A multinacionális cégek többnyire masszív nagyvállalati rendszereket használnak, egy-egy ilyen szoftver képességei természetesen az árában is megmutatkozik. Szerencsére ma már léteznek a kkv-k számára is megfizethető és viszonylag rövid időn belül megtérülő vállalatirányítási rendszerek, melyek bevezetésének szükségessége a 300-500 millió forintos éves árbevétel környékén már nem kérdés. Tapasztalataink szerint ekkora bevétel elérésekor történik egy jelentős átalakulás, mivel a tulajdonos/döntéshozó rövid időn belül kezdi elveszteni a cég feletti kontrollt és az átláthatóságot. Aztán ahogy fejlődik tovább a cég, 1-1,5 milliárd Ft között elérnek egy plafont, ami fölé már önállóan képtelenek menni. Ennek oka, hogy ekkorra a folyamatok már rendkívül komplexé válnak, egyre több a vevő, a termék, az alkalmazott, akik/amik révén rengeteg adat és paraméter keletkezik. Ezek rendszerezése, feldolgozása és elemzése ERP nélkül gyakorlatilag lehetetlenné válik. A vállalatirányítási rendszer nélkül működő cégeknél ilyenkor például tipikus jelenség, hogy nem tudják megmondani egy általuk kiadott ajánlatról, hogy az megvalósulás esetén profitábilis lesz-e vagy sem. Ami azért nagyon nem mindegy…
Mit csinál az ERP?
Összegyűjt minden adatot azokon a szakterületeken, melyekhez a szoftver megfelelő modulja meg lett vásárolva. (külön modulja van a HR-nek, a pénzügynek, a termelésnek, a logisztikának, a kontrollingnak stb.). Az alkalmazott modulok képesek az adott terület lefedésére, az adatokat pedig úgy fogják rendezni, hogy akár önállóan, akár a többi modullal összepárosítva is bármikor lekérhető információkat biztosítsanak. Jól lekövethető válik pl., hogy egy adott ügylet/vevő/termék miért került annyiba, amennyibe, miért hozott annyi profitot, amennyit, vagy minek köszönhető az általa okozott x értékű veszteség. A magyar ERP piacon fellelhető rendszerek többsége szerencsére képes arra, hogy egy vállalkozás teljes folyamatrendszerét lefedje, ám ahhoz, hogy a cég számára valóban értékes adatokat kaphassuk, mindenképpen érdemes úgy összeállítani a szoftver csomagot, hogy az az adott vállalat folyamatait, felépítését legyen képes leképezni.
ERP bevezetésének kockázatai
Ma már sok kkv vezető belátja, hogy az információk korszakában ERP nélkül céget vezetni gyakorlatilag vakrepülésnek minősül. Túlzónak tűnhet, mégis tény: ma az információ az új olaj – nélküle szinte mozdulni sem lehet. Ezért (lenne) nagyon fontos egy ERP bevezetésekor annak testre szabása, mert a „dobozos” rendszer szinte biztos, hogy nem azt az információt fogja majd adni, amire az adott cégnek szüksége van. Az ERP rendszerek egy standard helyzetre készülnek, ami teljesen rendben van, de ha nem formálja őket senki bevezetés közben/után, akkor az már baj.
Sajnos ismétlődő jelenség, hogy a cégvezető kiad 10-20 millió forintot egy általános („dobozos”) ERP rendszer telepítésére, a bevezetést követően pedig csak küszködik. Ám mivel dolgozni kell, megy tovább a kézi Excel munka, és a vezető egyáltalán nem érti, mi történik. Valójában az történt, hogy aláírt egy ERP-bevezetési szerződést, amiben nem volt benne, hogy ezért az árért a vállalkozás átláthatóságát (eredmény-transzparenciáját) is megkapja – holott épp ez lett volna a cél. Az ERP és a pénzügyi átláthatóság azonban nem ugyanaz.
Két fontos dolgot kell szem előtt tartani: az egyik, hogy az ERP-nek azokat a jelentéseket szükséges és kell is kiadnia, amire a vállalkozásnak valóban szüksége van. A másik, hogy egy ERP-ből érkező jelentéssel még senki sincs előrébb, ha nem tudja, hogy az pontosan mit is jelent a vállalkozása számára. Ugyanez a helyzet, amikor kontrollingban és management-ben járatlan ERP-szakemberek gyönyörű grafikonokkal kápráztatják el a cégvezetőt, amelyek sajnos semmivel sem viszik őt előrébb. A vizualizáció a kontrolling fontos eleme, ám ez csak egy segédeszköz. Ennél sokkal fontosabb, hogy megmutassa az ügyvezetőnek, hol tart a cége – ám ez egy rosszul bevezetett ERP-ből bajosan fog menni.
Az ERP alapvető feladata, hogy ablakokat nyisson a vállalatra, és biztosítsa a cég átláthatóságát. Ha nem a cég számára megfelelő, specializált információ érkezik, a vállalkozás – pl. kialakuló tévhitek miatt – akár rosszabb helyzetbe is kerülhet, mint volt.
A beszerzés nem egyenlő a hasznosítással
ERP rendszert bevezetni tehát alapvetően akkor érdemes, ha van is, aki működteti, azaz képes a megfelelő adatbevitelre, és legalább ennyire fontos, hogy olyan személy is legyen, aki képes feldolgozni ezeket az adatokat. Az igazság az, hogy kevés olyan cégvezető van, aki ezt szakszerűen meg tudja tenni, de valójában nem is az ő dolga. A kontroller az, akinek a feladata, hogy az adatokat információvá alakítsa, azaz értelmezze, majd ezeket érthető formában a cégvezető elé tárja a várható kimenetekkel, megfogalmazott javaslatokkal és cselekvési tervvel. A kontroller az, aki láthatóvá teszi, hogy a vállalkozás hogyan áll finanszírozás, jövedelmezőség szempontjából, mely termékek, projectek, vevők hozzák a legtöbb profitot, milyen irányt kell venni a cél elérése érdekében.
Az ERP egy rendkívül hasznos dolog, ám mindig azt javasoljuk, hogy már a beszerzés gondolatának megszületésekor érdemes kontrollerrel konzultálni, hogy egy cégre szabott rendszer és valóban hasznosítható modulok kerüljenek bevezetésre. Ha Önnek is segíthetünk, keresse a Control1 tapasztalt csapatát!
Kapcsolat
