Milliós rejtett tartalékok a cégben, avagy beszéljünk a folyamatszabályozásról
A folyamatok szabályozása és kezelése megkerülhetetlen téma a kontrollingban. A céges folyamatok alapjai azok a tranzakciók, melyekből nap mint nap – a vállalkozás méretétől és komplexitásától függően – rengeteg valósul meg. Mik ezek a tranzakciók? Mi az a tényező, aminek optimalizálásával akár milliós profitnövelés is elérhető? Erről lesz szó a következőkben.
A cégek életét átszövik a folyamatok, melyek kisebb-nagyobb elemekből, tranzakciókból tevődnek össze. Ezek nem csupán értékesítést érintő mozzanatokat jelentenek, hanem minden olyan adat- és információáramlást, ami a cégen keresztülfut. Így ide tartoznak pl. a szállítóktól, ügyfelektől érkező információk, a megrendelt és beszerzésre kerülő termékek, szolgáltatások adatai, de tranzakciónak számítanak a gyártási utasítások, gyártástervezés, a logisztika egyes lépései is. Hogy miből mennyi van, az valóban csak azon múlik, mekkora az adott vállalat és mennyire összetett tevékenységet folytat.
A kincseket rejtő normaidő
Minden egyes tranzakció egy bizonyos idő alatt valósul meg, és belátható, hogy minél több van belőlük, az időráfordítás is egyenes arányban növekszik ezzel. A vállalkozás és a kontroller közös célja, hogy ezeket az időket a minimálisra csökkentse, így növelve a hatékonyságot. Ezt az optimalizált paramétert normaidőnek vagy standard időnek nevezik. Nagyon fontos, hogy ez a viszonyszám nemcsak a gyártásban, a termékelőállítás során, de szolgáltatásoknál is meghatározható és nyomon követhető adat. A sok kicsi sokra megy elve alapján elmondható, hogy bár kicsik az egyes tranzakciók, de nagyon sok adódik össze belőlük egy év alatt, s ha az ezekre fordított idő nincs optimalizálva, akkor ott könnyen lehet, hogy komoly feltáratlan tartalékok vannak. Sajnos a kkv-k többsége nincs azzal tisztában, hogy az egyes feladatok normaidejének meghatározása mekkora megtakarítási lehetőséget tartogat, ebből pedig következik, hogy gyakran nem veszik észre az itt elfolyó, felesleges költséget, amely éves szinten komoly összegre rúghat. Ha egy 1 milliárdos gyártócégben nincsenek rögzítve normák, nem nyúlnak a megszervezett folyamatokhoz (hacsak nem gyártástechnikus vagy gyártásmérnök által lettek azok felállítva), akkor akár 10 milliós nagyságrendű megtakarítástól esnek el és évente, mondhatni ennyit kidobnak az ablakon a profitból.
Tartalékok feltárása kontrolleri segítséggel
Egy kontroller megbízása ilyen esetben (is) akár életmentő lehet. Fontos, hogy a kontrolling messze nemcsak a számvitelt és a könyvelést vizsgálja. Gyártócégeknél pl. azt is elemzi, hogy mennyi az egy hónapban legyártott vagy értékesített termékek valós gyártási ideje, és ennek kifizetése hogyan aránylik a normaidőkhöz. Hetente, havonta figyeli ennek az arányszámnak az alakulását, így lehetősége van következtetéseket levonni arra vonatkozóan, hogy mely munkaállomásokon szükséges javítani a tempón. De nemcsak a gyártásban, akár egy szolgálatás tekintetében is vizsgálható a megtérülés: ha pl. egy óradíjban dolgozó szövegíró vállalta, hogy x idő alatt megír egy adott cikket, a feladat teljesítése után érdemes megnézni, mennyi időbe telt ténylegesen a munka elvégzése. Ha tovább tartott, mint a tervezett, célszerű megvizsgálni, miért nem sikerült tartani a határidőt és mi kell ahhoz, hogy legközelebb sikerüljön és a cég a költségkereten belül maradjon. Miért fontos ez? Mert a vevőnek a vállalkozások általában a normák alapján kalkulált áron értékesítik a terméket/szolgáltatást és egy vállalkozó sem szeret veszteséget termelni.
A norma megállapítása tehát nagyon fontos, de még fontosabb, hogy „rákényszerítsük” a gépeket (mérnöki beállítások segítségével), illetve ösztönözzük az embereket a normaidők betartására. A terv-tény arányok folyamatos ellenőrzése azért is fontos, mert a kontroller így tudja a könyvelésben szereplő tényleges havi eredményeket a korábban megalkotott pénzügyi modellel összevetni.
A folyamatok szabályozásában nagyon sok pénz van. Újabb példa, hogy míg Nyugat-Európában az irodai dolgozók általános munkaerő hatékonysága kb. 70-80%, addig Közép-Kelet-Európában ez a szám nagyjából 50% közelében mozog. A multik nagy hangsúlyt és rengeteg pénzt fektetnek folyamatszabályozásba, mert pontosan tudják, mekkora megtakarítások érhetőek el általa.
Ezek után érdemes lehet megvizsgálnod saját vállalkozásod folyamatait, de minket is megkereshetsz, ha szeretnéd tudni, hogy a te cégedben milyen tartalékok vannak.
Kapcsolat
