Hatékonyságnövelés válság idején

Ami az elmúlt két esztendőt illeti, a világban zajló események nem igazán kényeztetik el a vállalkozások többségét. Noha voltak, akik a vírushelyzet hozta új kihívásokból még jól is jöttek ki (lásd: futárcégek, webáruházak), a vállalkozások jó részére negatívan hatott a pandémia időszaka. Az elmúlt hónapok aztán az egyre emelkedő beszerzési árakról, alapanyag- és késztermékhiányokról szólnak, a szomszédban zajló konfliktus hatásai pedig még csak most fognak igazán begyűrűzni. Mit lehet tenni ilyen halmozottan hátrányos helyzetben? Cégvezetőként hogyan lehet kezelni, esetleg megelőzni a kedvezőtlen hatásokat? A kontroller válaszol.

Multik előnyben

A képlet alapvetően egyszerű: amikor a gazdasági környezet bizonytalan, a vállalkozások zöme igyekszik visszafogni a kiadásait, és meglévő eszközeivel, munkavállalóival, infrastruktúrájával próbál boldogulni. Ám ezt is lehet jól és még jobban is csinálni, utóbbira remek példák a multinacionális cégek. Ezek a nagyvállalatok ugyanis épp attól lettek óriásiak, hogy az elmúlt évtizedekben folyamatosan az emberi-, a kihozatali- és a folyamat-hatékonyságot optimalizálták. Pontosan tudják, hogyan lehet az egységnyi erőforrásból a maximumot kihozni, egységnyi költségből a legtöbb profitot realizálni. A komoly versenyelőnyt is generáló tudatosságuk a válság idején is jól tud működni, így jó eséllyel maradnak talpon a nehezebb időszakokban is.

A multik megállás nélkül azt kutatták és kutatják, hogyan, milyen módszerekkel lehet az eddiginél is többet kihozni ugyanannyi kiadásból. Ez most, amikor annyi minden ”billeg” és bizonytalan, nagy előnyükké válhat, ami tovább növelheti az így sem kicsi versenyelőnyüket.

A jót eltanulni sosem szégyen

Lehet mondani, hogy a multicégeknek könnyű (bár ők is indultak valahonnan). Az okos vállalkozásvezetők azonban fanyalgás helyett azt nézik, miként tudnák a multi környezet egyes folyamatait, gyakorlatait – nyilván megfelelő átalakítással – a saját vállalkozásukra átültetni.

A cégek közti méretbeli különbség hátterében sok esetben a hatékonyság áll, így – kiváltképp válság idején – a legfontosabb feladat ennek növelése. A cégvezetőnek mindent egy célnak kell alávetnie: minden egyes elköltött forintból a maximumot kell kihoznia. Szerencsére erre ma már az évtizedek alatt kifejlesztett és letesztelt, hatékony eszközrendszer létezik, melyet multicégeknél zömmel a kontrolling osztályok kezelnek, ám a kis- és középvállalkozások számára is számos, kevésbé költségesen fenntartható megoldás létezik.

 

Konkrét gyakorlati tippek a KKV szektor szereplőinek

Lássunk néhány példát azon sarokpontokra, melyek rendbetétele esetén jelentős hatékonyságnövelés érhető el:

#1 – Cseppet sem ritka jelenség, hogy az akár 1-1,5 Mrd bevételű vállalkozás vezetője rokonokat, barátokat foglalkoztatnak kulcspozíciókban. Ők az esetek döntő többségében sokkal inkább szívességből, mintsem szakértelmüknek és gyakorlati tapasztalatunknak köszönhetően kapták meg az adott jól fizető állást, és a vállalkozás növekedése során is őket emelik vezetői beosztásba. Az ilyen „szakemberek” alkalmazása az elmaradt hasznok és az esetlegesen keletkező károk miatt már középtávon is rendkívül drága. Ráadásul ez a felállás alacsony szintű munkaerő-hatékonyságot eredményez, és a cégvezető belátásának hiányában konzerválja is azt: egy gyenge szakember soha nem fog a szervezetbe engedni felvenni olyat, aki valóban ért az általa vezetett szakterülethez… Mindenképpen érdemes tehát szigorúan szakmai alapokra helyezni az egyes feladatkörök felelőseinek kiválasztását, a vállalkozás pénztárcája hálásan fog felsóhajtani – sőt olykor az ügyfelek is.

#2 – Főként a gyártással foglalkozó cégek esetében gyakori probléma, hogy az anyagok bekerülési költségére nincsenek kontrollok. Ez különösen nagy gond a jelen helyzetben, amikor beszerzési árak napról napra tetemes növekedést is képesek produkálni, így a korábban kiadott és elfogadott ajánlat nagyon hamar csak súlyos deficittel lesz teljesíthető.

A gyártócégek esetében egy gépvásárlást is komoly tervezés kell megelőzze, és itt korántsem csak a pénzügyi számításokat kell érteni, hanem az adott gép paramétereit és a hozzá kapcsolódó gyártási folyamatok szervezését is. Egy olyan eszköz beszerzése, mely nagyobb méretű és kapacitású (és ebből adódóan drágább), mint amelyet a tevékenység indokol, hosszútávon óriási többletköltségeket tud okozni, anélkül, hogy a hasznát élvezni tudnánk.

#3 – Szolgáltató kkv-k esetében olykor megfigyelhető, hogy nincsenek szigorú elszámoltatási folyamataik az általuk igénybe vett külsős szolgáltatókra vonatkozóan. Megfelelő kontroll hiányában könnyen előfordulhat, hogy a szolgáltató cég több órát fizet ki az alvállalkozóinak, mint amennyit azok ténylegesen teljesítettek.

#4 – A dokumentumkezelés a legtöbb helyen időigényes tevékenység, de érdemes megvizsgálni az egyes adatbeviteli területek automatizálásának lehetőségét. Ki gondolná például, hogy egy egyszerű megoldással 100 db, pdf formátumban érkező fuvarlevél teljes tartalma kb. 5 perc alatt feltölthető egy Excel táblázatba?

Legyen szó akár a munkaerő-állomány optimális kihasználásáról, a beszerzések, kifizetések folyamatainak kontrollálásáról és újratervezéséről, vagy akár arról, melyek a leghatékonyabb eszközök az adminisztratív feladatok automatizálására, a Control1 multinacionális környezetben sokat tapasztalt kontrollerei számos hasznos tanáccsal és konkrét gyakorlati segítséggel képesek támogatni a hozzájuk forduló vállalkozásvezetőket.

Ha úgy érzi, Ön is szívesen áttekintené és tenné hatékonyabbá cége működését, forduljon kollégáinkhoz bizalommal!

Önnek is segíthetünk?

Telefonszáma megadásával kérjen visszahívást, tegye fel kérdéseit és Önnek is segíteni fogunk egy átláthatóbb, eredményesebb céget vezetni.