Etikus kontrolling, avagy mire építsd eredményeidet a számokon túl
A kontrolling kapcsán az etikai összefüggések azok, amelyek legelőször fúrni kezdik a megbízók oldalát. Gondolnád, hogy mindeközben éppen erről esik a legkevesebb szó? Vitán felül álló tény, hogy ez a szakma a számszerűsített teljesítmény értékelésére, a hatékonyság maximalizálására és az eredmények előrejelzésére összpontosít. Azonban nem szabad elsiklani az etikai tényezők felett, hiszen valójában ez jelenti céged versenyelőnyét. Lássuk, mit gondol a témáról a Control1 ügyvezetője, Dobai Tamás!
Hol tart ma Magyarországon az etikus kontrolling gyakorlatok bevezetése?
Dobai Tamás: Etikus viselkedésnek az tekinthető, amikor a szabályokat saját érdekeink ellenére is betartjuk. Multinacionális vállalatoknál a munkavállalóknak a szokásos vállalati előírások mellett általában etikai kódexhez is tartaniuk kell magukat. Ezen felül a hazai leányvállalatok kontrollereinek szakmai felettesei szintén felügyelik a szabályszerűségek betartását. Továbbá egy tapasztalt kontroller jó fizetést és juttatásokat is kap a munkáltatóktól, ami tovább ösztönzi arra, hogy az etikai szabályokat könnyedén betartsa.
A hazai kis- és középvállalkozásoknál más a helyzet. Náluk egyáltalán nem elterjedt a kontrollerek alkalmazása. De ha van is egy-egy cégnél, az alacsonyabb fizetési keret miatt általában kevésbé tapasztalt és gyakorlott szakembereket alkalmaznak, akiket ráadásul sokszor a gazdasági vezető vagy főkönyvelő alá rendelnek. Ez viszont így sajnos több sebből is vérzik, ugyanis a hiánytalan szakértelem biztosítása mellett a szakmai felügyelet sem megoldott. Tapasztalatból mondom, hogy egy könyvelő vagy főkönyvelő nemigen ért ahhoz, amivel egy kontroller foglalkozik, ami persze nem nagy meglepetés, hiszen nem az a feladata. Ezért aztán ha sikerül is egy tehetséges, ügyes kontrollert alkalmazni, a főkönyvelő alá rendelése nagy eséllyel súrlódásokhoz fog vezetni. Ebben a helyzetben a meglepetés az lenne, ha mindez a vezetőt támogatná, de elárulom: nem teszi. Az ilyen szervezeti felállásnak – többször láttunk ilyet – rendszerint az a vége, hogy némi erőlködés után a kontrolleri pozíciót végül megszüntetik, ha pedig maradt kontrolling feladat, azt a főkönyvelő veszi át.
Azért részletezzük ennyire a szaktudást és a szervezeti helyzetet, mert megfelelő felkészültségű kontroller és megfelelő beszámoltatási mód nélkül először etikai, majd azt követően gazdasági problémák sorába futhatunk bele. Etikaiba azért, mert a kontroller – még ha nem is ez az elsődleges feladata – valamelyest mindenképpen ellenőrzi a könyvelés helyességét, amely egy fő/könyvelőnek nem biztos, hogy nagyon fog tetszeni és valamilyen módon elkezdi akadályozni a kontroller munkáját. Ez végül sajnos helytelen beszámolókhoz vezethet, a rossz beszámolókból pedig rossz döntések, majd veszteségek adódhatnak.
Ha a téma mélyére ásunk, milyen etikai kihívásokkal találkozik munkája során egy kontroller?
Dobai Tamás: A kontrolling alapvető feladata, hogy a tényekről tájékoztasson, méghozzá megbízhatóan és pontosan – még olyankor is, ha a számok nem igazán szépek, vagy nem tetszenek valakinek. A kontrollernek akkor is ez a feladata, ha nyomás alá kerül. Ugyanakkor egy jó kontroller a garancia a vállalkozás „kimaxolására”, a maximális profit, a biztonságos, kézben tartott fejlődés elérésére, valamint a válságok elkerülésére, azaz általánosságban a stratégiai, távlati tervek megvalósulására.
Nagyvállalatoknál, ahol jellemzően sok érdekcsoport létezik, egy kontrollernek erős kommunikációs és diplomáciai képességekkel kell rendelkeznie, ugyanis egyáltalán nem mindegy, hogy kinek, mikor és mit mond, főleg érzékeny helyzetekben, például válságkezelés során. Ilyenkor előfordul, hogy a rossz hír – fogalmazzunk úgy – ellenérdekeltjei a kontrollert „megkörnyékezik”, hogy szépítse a helyzetet a vezető előtt. Ez olyannyira jellemző „reflex”, hogy a német kontrolling-szervezeti modell szerint például a kontrollert szigorúan a legfelső vezetőhöz rendelik, és máshová szigorúan nem. A kontroller kizárólag és egyedül a vállalat/vállalkozás vezetőjének tartozik beszámolással, és senki másnak. Ez a modell kifejezetten az ellenérdekelt befolyásolási nyomás elkerülésére szolgál.
A hazai kis- és középvállalkozásoknál (kkv) – a multikhoz viszonyított jóval kisebb létszám miatt – az érdekcsoportok befolyása kevésbé erőteljes. Mi úgy látjuk, hogy a kkv-vezetőknek olykor nehéz szembesülniük egy-egy korábbi döntésük következményével. Ilyenkor, a kontrolleri beszámoló következtében, egyes vezetők gyorsan lezárnak, mások viszont elkezdik firtatni, hogy az ilyen és hasonló problémákat hogyan lehetne a jövőben orvosolni, megelőzni. Miután a kontroller munkájának ez az egyik igazi lényege – azaz, hogy segítse a vezetőt az ismétlődő veszteségeket megelőzni –, ezért kiemelten fontos, hogy nyomás alatt is a valóságot tudja prezentálni, még akkor is, ha ezzel azt kockáztatja, hogy esetleg nem arat osztatlan sikert mindenki előtt.
Miért nélkülözhetetlen, hogy ezekkel a kérdésekkel szembenézzünk?
Dobai Tamás: A kontrolling a vállalkozás valós teljesítményének utolsó ellenőrzőpontja, gyakorlatilag végvár. Ha a kontroller nem azonosítja be és jelenti a problémákat, szinte biztos, hogy azok hosszú ideig megmaradnak (és veszteséget okoznak), hiszen a vezetők gyakran már közepes méretű kkv-knál is elvesztik a fonalat, és nem tudják pontosan, mi történik „a gépházban”. Ezért, ha a kontroller körül etikai kérdések merülnek fel, mert például mások megpróbálják befolyásolni, az előbb-utóbb eredményességi problémává válhat, amit pedig már mindenki a bőrén fog érezni.
Fordítsuk meg a témát: az etikai szempontok figyelembevétele hogyan eredményezhet javulást a cégeknél?
Dobai Tamás: Egy vállalkozás problémáinak és azok okainak feltárása nem egyszerűen csak a havi beszámoló része, hanem tanulási lehetőségeket, sőt, sokszor kitörési pontokat is rejt! Ahogy Dale Carnegie tanította: „ha citromot kapsz, csinálj belőle limonádét!” Persze, ő nem pontosan ilyen helyzetekre értette ezt, de a lényege a valóságban nagyon is jól működik. Ha egy veszteségokozó és annak forrása kiderül, akkor igen gyorsan meg lehet szüntetni. A problémák feltárása tehát – bár sokszor valóban fájdalmas lehet az érdeksérelmek vagy egyesek presztízsvesztesége miatt –, könnyen bizonyulhat potenciális nyereségforrásnak. Erre több példát is láttunk. Mindez etikus, őszinte környezet nélkül – és ebbe beletartozik a kontrolleri etika is – nem fog menni. Másszóval, az etika eredménye vagy hiánya számszerűsíthető, vagyis lefordítható pénzre.
Melyik volt az az etikai anomália, amelyikből a legtöbbet tanultatok a Control1 eddigi története során?
Dobai Tamás: Egyszer azzal keresett meg minket egy többmilliárdos vállalkozás, hogy egyszerűen nem értik, a kifejezetten jó eredmények ellenére hova tűnt a cash az elmúlt évben. Felállítottunk egy cash-flow rendszert, ami forintra pontosan levezetett mindent, ami annyira sikeres lett, hogy a vezetők a továbbiakban hónapról hónapra kérték. Ez a cash-flow kimutatásunk – éppen a kérdés megválaszolása miatt – sokkal részletesebb volt és más struktúrájú is, mint amit a jogszabályok a könyvelésnek előírtak. Így amikor az érintett könyvelő megtudta, hogy ehhez minden hónapban az addig megszokottnál jóval részletesebb adatokat kell adnia, elkezdte blokkolni a munkát. Ez ahhoz vezetett volna, hogy a vezetők nem kapják meg a kért rendszeres információt, ezért számos udvarias kérést követően a kollégánk végül a vezetőséghez fordult, akik pedig írásos utasításba adták a feladatot a könyvelés részére. Persze, az ilyen egyáltalán nem kellemes helyzet, de egy kontrollernek kötelessége jelezni a problémát, különben a vezető információ nélkül marad és végül megint oda jut, hogy nem tudja, miért tér el a pénzállomány drasztikusan az eredménytől.
Mik azok az eredmények, amelyekre a számokon túl, etikai dimenzióban mutattok rá munkátok során ügyfeleiteknél?
Dobai Tamás: Olykor tapasztalható, hogy a szaktudás hiánya nem egyszerűen csak fölöslegesen eltöltött és kifizetett munkaidőt, hanem – ami ennél sokkalta rosszabb – egyfajta intrikus, kellemetlen munkahelyi környezetet teremt, ami bizony etikai kérdés. Az ilyentől a minőségi munkaerő fejvesztve menekül, tehát ha sikerülne netán szakértőt felvennie a vállalkozásnak, sajnos nem sok esélye van megtartani. Az ilyen szervezetben egy idő után kialakul a „minden úgy jó, ahogy eddig is csináltuk” mentalitás. Ez idővel akár minden mást felülíró elvvé is válhat és a munkatársak bármilyen újításnak vagy átszervezésnek ellenállnak, sőt, az újításban részt venni akaró munkatársakat kiközösíthetik (mobbing). Idővel mindez igen komoly versenyhátrányhoz, a hatékonyság hiányához vezethet, ami éves szinten milliókban, de akár tízmillió forintokban is mérhető veszteséget okozhat, függően a körülményektől. Többször előfordult, hogy ilyen tüneteket jeleztünk az ügyfeleinknek. Sőt, olykor kalkulációkkal számszerűsítettük is, hogy mindez – tehát etikai kérdések! – hozzávetőlegesen mekkora veszteséget okozhatnak. Mondhatnánk, minden ilyen esetben garantált a meglepetés…
Ezek után érdemes megvizsgálnod saját vállalkozásod folyamatait, de minket is megkereshetsz, ha szakértőkre bíznád a kontrolling folyamatok kézben tartását, és szeretnéd tudni, hogy cégedben milyen tartalékok vannak.
További érdekes cikkeinkért kattints ide: https://control1.hu/controlling-blog/
Kapcsolat
